Wanneer vind je dat je goede participatie hebt georganiseerd?

Het inrichten van een participatietraject is één ding, maar wanneer vind je dat je goede participatie hebt georganiseerd? Door deze vraag vooraf te beantwoorden en randvoorwaarden te formuleren, verhoog je de kwaliteit van het participatieproces.

Het biedt de mogelijkheid om het traject achteraf beter te evalueren. Wat ging goed? Wat kon beter? Waar kunnen we van leren? Je kunt stakeholders en inwoners mee laten denken over deze randvoorwaarden. Zo neem je hun perspectief in een vroeg stadium mee en weten zij ook wat zij mogen verwachten. 

Welke voorwaarden dat zijn, verschilt per situatie en per gebied. Het participatieplan beschrijft hoe aan de randvoorwaarden wordt voldaan. Een aantal voorwaarden waar je aan kunt denken zijn:

1. Er is een participatieplan;
2. Het participatieplan is samen met de stakeholders opgesteld en met hen afgestemd;
3. Er is een bestuurlijk (politiek en ambtelijk) besluit t.a.v. het participatieproces;
4. De wensen en belangen van alle stakeholders (inclusief beslissers) worden inzichtelijk gemaakt en erkend;
5. Stakeholders beschikken over voldoende informatie om een betekenisvolle bijdrage te kunnen leveren;
6. De inbreng van participanten wordt serieus meegewogen;
7. Stakeholders krijgen te horen op welke manier hun inbreng is gewogen/heeft doorgewerkt.

Sommige overheden hebben zulke randvoorwaarden voor participatie zelf al vastgelegd in beleid. Hier kun je op voortbouwen in je participatieplan.

Vergeet niet dat het oordeel ‘goed’ kan verschillen per onderdeel, per participant en tussen participanten en de verantwoordelijke voor participatie. Het oordeel over de participatie kan bijvoorbeeld voor een initiatiefnemer zowel negatief zijn (‘het betrekken van burgers is niet goed gelukt’) als positief  (‘we hebben er veel van geleerd’ of ‘we hebben een nieuwe methode kunnen toepassen’). Ook kan de participatie voor een groep inwoners zowel positief als negatief uitpakken (‘we hebben aandacht gekregen voor onze zorgen maar er is verder nog niets veranderd’).

Vergeet niet dat ook de niet-meetbare effecten van belang zijn: vraag een onafhankelijk expert om een aantal deelnemers te interviewen over hun ervaringen met het participatietraject. En doe dit ook bij de verantwoordelijke bestuurders en volksvertegenwoordigers. Dat zorgt voor meer context dan alleen scoren op criteria. Er kan immers een participatieplan zijn waarin alle elementen zijn opgenomen, maar als deze niet helder zijn omschreven of niet werkbaar zijn, is er wellicht toch niet aan dit criterium voldaan. Ook zijn sommige effecten pas na een tijd zichtbaar. 

Let op dat het toetsen van de randvoorwaarden voor participatie verschilt van het meten van de doelen die je hebt gesteld, zoals het vergroten van draagvlak. Het toetsen van de randvoorwaarden gaat over de kwaliteit van het proces, het meten van de doelen over de resultaten ervan.